隨著中國整體教育水平的不斷提升，不少大中型、重點院校的規模也在不斷擴大，相比普通企業，該類教育機構的辦公輸出也有著明顯的特殊性，如：除了日常辦公的復印、掃描文檔外，還會有考試期間的復印試卷及畢業季前的論文打印等突發情況。因此，大中型、重點院校等教育機構對于辦公設備的管理及優化也迫在眉睫。

廣東某所重點大學，是華南地區國家化人才培養、外語文化、對外經濟貿易、國際戰略研究的重要基地。在校全日制本科生達到20013人，博士、碩士研究生為2571人，各類成人本專科生、進修及培訓生、外國留學生共有11000多人。該學校位于廣州，轄3個校區，21個教學單位和1個獨立學院。該學校原先配備一體機、打印機、掃描儀共380臺左右,其中打印機為260臺，傳真機與掃描儀共40臺，及80臺復合機，不僅涉及多個品牌，而且分布于不同的3個校區，難以管理。

對癥下藥 OPS綜合提案服務切實解決存在難題

由于行政、后勤、各學院部門及學生都有不同層次的打印、復印需求，而且設備位于不同校區、不同的學院部門內，給管理、應用及維修都帶來不便。首先，因為涉及多個品牌，不同型號、不同類型的辦公設備共380臺，品牌雜亂且分布于不同校區，無法實現統一管理；個別設備利用率極低，導致一定程度的浪費。其次，由于采取"無限制打印"，導致打印成本激增難以控制，且紙張浪費的情況屢見不鮮，非常不利于環保。此外，各學院部門的老師均自行購買碳粉耗材，不僅不利于合理調配資源，而且也給老師增加了額外的工作量，影響正常教學工作。同時，設備在售后、運維及服務方面也難以得到保證，這些難題讓學校相關設備管理部門頭痛不已。

柯尼卡美能達OPS綜合提案服務

針對該大學的現狀，柯尼卡美能達為該校提供了OPS綜合提案服務（Optimised Print Services），從前期咨詢、改善實施及后期管理三個階段為客戶提供了全面的優化服務。在前期與學校IT管理部門討論及調研后，柯尼卡美能達的團隊提出從設備、流程、成本及安全等多個方面進行全面優化。在設備方面，減少打印機和傳真機的數量，將打印、復印、掃描及傳真等功能整合到復合機中實現，這樣不僅有利于設備的統一管理，而且空間布局也更為合理。同時，建議該校淘汰功能單一和超出報廢年限的設備。實施整合后，設備總數從380臺降至100臺，均統一為柯尼卡美能達一個品牌。

柯尼卡美能達OPS綜合提案服務

在流程優化方面，柯尼卡美能達在該校的MBA學院和國際學院導入了專業的"文檔掃描捕獲編輯"解決方案，將學院部門經常使用的PDF文件，通過掃描快速轉化成可編輯的文檔格式，大幅提高了辦公效率。在成本及安全方面，由于在所提供的復合機設備中配備了AU-201刷卡認證組件，只有通過刷卡認證才能進行輸出，有效規避了"無限制打印"所造成的紙張成本浪費。同時刷卡認證輸出也顯著提高了該校檔案室和院辦公室的機密文件的信息安全性。

在售后服務方面，柯尼卡美能達還為該校提供了統一的售后管理服務，根據用戶需求定制相應的解決方案。例如：柯尼卡美能達提供遠程監控或現場服務，監控設備的使用狀態及報錯情況，同時及時提醒現場更換耗材以及所需替換的零部件。此外，定期輸出管理報告，尋找和解決問題，并提供更深入的優化和改進的方案等，確保了設備長期、穩定的運作狀態并減少了IT管理人員在耗材采購上耗費的時間。